Alle bedrifter har viktige dokumenter i tilknytning til ansatte, prosjekter, kunder osv. Men hvor lett er det å finne dokumentene når det er behov for dem? Og hvem skal ha tilgang til hvilke dokumenter? Vi har utviklet en helt ny modul, iCORE Documents, for å håndtere dokumenter på en effektiv måte.
Den nye dokumentmodulen gjør det mulig å definere bedriftsspesifikke dokumentkategorier og underkategorier. Bruken av dokumentkategoriene begrenses til ulike entiteter, slik at noen kategorier er tilgjengelige for bruk til informasjon om ansatte, noen til informasjon om prosjekter, noen til informasjon om arbeidstidsordninger og tariffavtaler, osv. I tillegg er det selvsagt mulig, som tidligere, å knytte dokumenter både til kompetanseinformasjon og til reiseregninger/utlegg.
Når dokumentkategoriene er etablert kan man på en fleksibel måte bestemme hvilke personer eller grupperinger som skal ha ulike tilganger til dokumenter, for eksempel:
- Det er kun den ansatte selv, den ansattes avdelingsleder, HR-avdelingen og lønnsavdelingen som skal ha tilgang til dokumentkategorien ansettelsesavtaler i tilknytning til en person. Den ansatte og avdelingsleder skal ha lesetilgang, mens HR-avdelingen og lønnsavdelingen skal ha tilgang til å laste opp og lage nye versjoner av dokumentene.
- Det er kun prosjektledere, prosjektmedarbeidere og økonomiavdelingen som skal ha tilgang til dokumenter tilknyttet et prosjekt. Prosjektleder skal kunne laste opp og lage versjoner av dokumenter, økonomiavdelingen skal kunne lese dokumentene og prosjektmedarbeidere skal kunne se at dokumentene finnes, men ikke lese eller laste opp nye dokumenter.
Ved lagring krypteres alle dokumenter, uavhengig av om man har konfigurert modulen for lagring av dokumentene i databasen eller på en filserver.
For systemadministratorer kan dokumenter håndteres på tvers av kategorier og entitetstilknytninger i et eget skjermbilde for dokumentadministrasjon.
Høres dette spennende ut? Ta kontakt med iCORE support for å avtale aktivering av dokumentmodulen i din iCORE-installasjon!
