I mange bransjer er det vanlig at arbeidstiden registreres ved at de ansatte stempler inn og ut, enten når de kommer og går fra arbeidsplassen eller når de bytter mellom ulike arbeidsoppgaver. Men, er det nødvendig å anskaffe kostbare proprietære løsninger for tidsstempling eller kan man benytte eksisterende infrastruktur i virksomhetens adgangskontrollsystem?
EN OVERLEVNING FRA FORTIDEN?
Du tenker kanskje at tidsstempling er overlevning fra fortiden som ikke hører hjemme i et moderne arbeidsliv – eller at tidsstempling bare er en måte for mistroiske arbeidsgiverne å overvåke de ansatte? Slik er det ikke! I de fleste tilfellene hvor det benyttes tidsstempling skyldes det behov for nøyaktighet i loggingen av arbeidstid eller at stempling er en langt mer effektiv løsning enn manuell registrering i et datasystem. Av og til har heller ikke de ansatte tilgang til utstyr som gjør direkte registrering i et datasystem mulig.
Undersøkelser har vist at de ansatte i virksomheter med tidsstempling i stor grad setter pris på ordningen, fordi den bidrar til et klart skille mellom arbeidstid og fritid.
STRENGE REGLER
Reglene for arbeidsgivers bruk av informasjon fra tidsstemplings- og adgangskontrollsystemer er strenge. Norsk rettspraksis har fastslått at arbeidsgiver kan kontrollere når arbeidsgivere kommer og går fra arbeidsplassen, f.eks. ved bruk av stemplingsur. Men i moderne løsninger, med elektronisk stempling inn og ut, er det mulig å benytte de samme mediene (kort, brikker, armbånd, etc.) både til tidsstempling og til adgangskontroll. I slike tilfeller kan ikke arbeidsgiver benytte digitale spor utover tiltenkt hensikt, dvs. arbeidsgiver kan ikke bruke informasjon som er innsamlet i forbindelse med adgangskontroll, til å kontrollere arbeidstid eller til å kontrollere hvilke soner de ansatte beveger seg i gjennom arbeidsdagen.
KOSTBARE LØSNINGER
Ved innføring av tidsstempling går mange virksomheter til anskaffelse av timeregistreringssystemer med tilhørende proprietære terminaler for stempling, i den tro at det er ulovlig å benytte adgangskontrollsystemet til tidsstempling. Slik er det imidlertid ikke. Datatilsynet sin «Veileder for personvern på arbeidsplassen» har følgende formulering når det gjelder kobling av adgangskontroll til andre systemer:
I utgangspunktet kan ikke opplysningene i tilgangskontrollsystemet benyttes til andre formål, som for eksempel registrering av arbeidstid.
Systemet kan likevel benyttes til slik registrering dersom det krever en særskilt handling fra arbeidstakeren å registrere arbeidstiden, og lagring av arbeidstidsinformasjonen blir logisk skilt fra passeringsloggen. Det kan heller ikke være mulig å koble disse opplysningene sammen.
Dette innebærer at man kan benytte komponenter i et adgangskontrollsystem til inn- og utstempling av arbeidstid, forutsatt at det benyttes dedikerte terminaler/kortlesere eller at arbeidstaker på annen måte aktivt utfører en handling som viser at formålet ikke er adgangskontroll, men registrering av tid.
AUTOMATISERTE PROSESSER
Det er altså mulig å spare betydelige beløp ved å utnytte eksisterende infrastruktur, fremfor å gå til anskaffelse av helt nye løsninger når det skal innføres tidsstempling. Enda større besparelser kan man oppnå ved å automatisere systemprosesser som behandler informasjon fra tidsstemplingen, som f.eks.:
- Regelstyrt beregning av lønnsgrunnlag til lønnssystemet.
- Regelstyrt beregning og bokføring av lønnskostnader basert på arbeidslokasjoner, gjerne i kombinasjon med flere kriterier, for løpende oppfølging av prosjektøkonomi.
- Regelstyrt beregning av overtid, innarbeiding, forkortet arbeidstidskompensasjon, m.m. for ulike kombinasjoner av arbeidstidsordninger og arbeidslokasjoner.
- Regelstyrt logging av annen informasjon som benyttes ved oppfølging av arbeidstiden og ved avregning av årsverk.
Alle disse temaene kan du lese om på bloggen vår - og kanskje kan du finne inspirasjon til områder du bør automatisere, eller tilrettelegge for å automatisere, når du først er i gang.
Vi har blant annet laget en oversiktlig guide for avregning av årsverk, som du kan laste ned ved å klikke på linken nedenfor. Der får du tips og råd for en effektiv årsavregningsprosess og råd om hvordan du kan organisere/automatisere for enklest mulig oppfølging.
