For bedrifter med mange ansatte i rotasjonsordninger er det komplisert å holde løpende kontroll på hva som er ordinær arbeidstid og hva som er mertid eller overtid. Stikkordet er prognoser.
DYR UVITENHET
Hele poenget med rotasjonsordninger og helkontinuerlig skiftarbeid er å utnytte produksjonsmidlene maksimalt. I travle prosjekter kan enkelte ansatte ha høy arbeidsbelastning og dertil høy overtidskompensasjon. Samtidig kan andre prosjekter ha folk med tilsvarende kompetanse, som ikke er utnyttet maksimalt.
Arbeidsgiver risikerer med andre ord å betale ut ventelønn til arbeidstakere som kunne vært engasjert i et av prosjektene med høy aktivitet. Riktig disponering av arbeidsstyrken kan gi store lønnsbesparelser. Da må arbeidsgiver ha muligheten til å følge med på hvilke arbeidstakere som har høye årsverksprognoser, og hvilke som har lave.
GJENNOMSNITTSBEREGNING AV ARBEIDSTID
Arbeidsmiljøloven gir adgang til å gjennomsnittsberegne arbeidstiden over lengre perioder for arbeidstakere i rotasjonsordninger. Mange bedrifter holder seg til minimumskravet, som er en gang i året. Uten oppfølging og kontroll underveis i perioden vil den årlige avregningen kunne medføre store mertids- og overtidsutbetalinger for arbeidsgiverne. Prosjekter som er avsluttet i avregningsperioden kan få lønnskostnader belastet i ettertid. Dette er kostnader som kan ødelegge bunnlinjen.
Manglende kontroll på overtidsbruk vil også bety at enkelte arbeidstakere kan bryte grensen i Arbeidsmiljøloven. Da kan det vanke både bøter og fengselsstraff for de ansvarlige.
PROGNOSER
Vi trenger altså et system for timeregistrering som kontrollerer og rapporterer på arbeidstid, mertid og overtid. Systemet må settes opp slik at alle rotasjonsordninger og ulike varianter av arbeidstids- kompensasjon tas med i beregningene. Avanserte timefangstsystemer kan settes opp slik og dermed gi et helhetlig bilde av virksomhetens ressursutnyttelse til enhver tid. En slik kontroll gjør også årsavregningen enkel og forutsigbar, og man unngår ubehagelige overraskelser.
GOD MANØVRERINGSEVNE
Det er gjerne HR eller lønnsavdelingen som må tåle kritikk fra prosjektene på grunn av uforutsette etterbetalinger av lønn. Ofte er prosjekt- og linjeledelsens bonus knyttet til bunnlinjen, og en slik ekstrakostnad fører til reduserte bonusutbetalinger.
Hensikten med prognoser er å gjøre omdisponeringer i forkant. Ved avregning i etterkant, uten å ha styrt etter prognoser, har skaden allerede skjedd, og du må kompensere den ansatte med overtids- eller mertidslønn. For å unngå kjedelige smeller i etterkant må man kunne endre retning på prosjektene i tide.
