Hva venter deg på den andre siden av en årsverksavregning? Om du gjennomfører avregningen én gang i året, er det stor usikkerhet knyttet til utfallet. Vil den medføre store utbetalinger? Kommer ansatte til å skylde timer eller har overskuddstimer? Vil du ende opp med å betale overtid til tross for at du ikke har utnyttet arbeidsstyrken fullt ut? Dette er velkjente problemstillinger i mange virksomheter med ansatte i skift-/rotasjonsordninger. I denne artikkelen viser jeg hvordan du får bedre kontroll.
Personell som jobber i rotasjonsordninger (gjentakende arbeids- og friperioder), kan få gjennomsnittsberegnet arbeidstiden med hjemmel i Arbeidsmiljøloven. Årsverkene skal avregnes minimum en gang i året, hvis ikke annet er bestemt av tariffavtaler.
Ved avregningen dukker det opp mange problemstillinger:
- Ansatte som har jobbet både offshore og onshore i perioden
- Ulik forkortet arbeidstidskompensasjon (ulempekompensasjon) i ulike rotasjonsordninger
- Ulike årstimeverk i ulike rotasjonsordninger
- Sykdom og permisjoner
- Uvirksom tid og annet som ikke teller i overtidsgrunnlaget, men er en del av årsverket.
Har man ansatt-briller på, ønsker man mest mulig tid inn i beregningsgrunnlaget. Fra bedriftens ståsted er det et mål at ingen ansatte hverken skal skylde timer eller ha overskuddstimer som må kompenseres.
BESTEMME AVREGNINGSPERIODE
Første hinder når man setter i gang en årsavregning er å finne riktig avregningsperiode. Dette varierer fra bedrift til bedrift og baserer seg på lokale avtaler. Når man gjennomsnittsberegner arbeidstiden, skal beregningsintervallet starte med første dag i en arbeidsperiode og avslutte med siste dag i en friperiode. Hver enkelt ansatt får altså en individuelt beregnet avregnings-periode.
De tre mest vanlige reglene for å finne sluttdato:
- Avregningsperioden skal inkludere siste påbegynte arbeidsperiode innenfor kalenderåret samt etterfølgende friperiode
- Avregningsperioden skal inkludere siste avsluttede arbeidsperiode innenfor kalenderåret samt etterfølgende friperiode
- Avregningsperioden skal inkludere siste fullførte rotasjon innenfor kalenderåret
AUTOMATISERTE PROSESSER
De aller fleste bedrifter med ansatte som jobber i rotasjonsordninger har et digitalt timefangstsystem. Vår erfaring er likevel at mange gjør unødig mye manuelt arbeid fordi de ikke har satt opp systemet sitt korrekt, eller at de har et standardsystem som ikke tillater å automatisere dette.
Et timefangst-/timeregistreringssystem for bransjer med ansatte i rotasjon skal kunne konfigureres slik at det automatiserer de spesielle bestemmelsene som ligger til grunn for utregningen. Når dette er gjort skikkelig fra grunnen av, bør systemet også kunne gi deg prognoser gjennom året, slik at du ikke risikerer ubehagelige overraskelser når du skal kjøre årsavregningen.
HVILKE VARIABLER MÅ DU TA HENSYN TIL?
Alle årsverk må være sammenlignbare. Selv om en ansatt har gått i både en 2-4 offshore-ordning og en 12-9 landordning, må årsverket ende opp i det samme antallet timer som om vedkommende hadde gått i én ordning gjennom hele året.
For å oppnå det, må timefangstsystemet settes opp for å håndtere disse variablene:
- Første og siste dag i perioden du skal avregne
- Ansettelsesdato og sluttdato
- Stillingsprosent
- Timer som skal inngå i avregningen (ordinær tid, sykdom, helligdager, permisjon, ferie, osv.)
- Timer som ikke skal inngå i avregningen (overtid, kompensert mertid, mm.)
- Hvilke rotasjonsordninger har vært i bruk
- Årstimetall
- Arbeidstidskompensasjon
- Årsverksreduksjon
- Særskilt kompensasjon
Til grunn for all avregning ligger Arbeidsmiljøloven, tariffavtaler og lokale særavtaler. Du må altså sette opp timefangstsystemet ditt slik at det regner ut årsverkene på bakgrunn av disse bestemmelsene.
Vi har laget en oversiktlig guide for avregning av årsverk, som du kan laste ned helt gratis her. Der får du ytterligere tips og råd for en effektiv årsavregningsprosess.
