Har du hele grunnlaget som skal til for å utbetale riktig lønn? Har du oppdatert informasjon om hvor mange timer som er brukt i prosjektene, eller må du sette deg ned med prosjektlederne og gå gjennom fakturerbare timer for hver enkelt arbeidstaker? Dette er tidkrevende, skaper stress og er helt unødvendig. Jeg skal vise deg hvordan du setter opp timefangstsystemet ditt slik at du slipper ekstraarbeid ved fakturering og utbetaling av lønn.
ARBEID I ROTASJON
Nok en gang er det rotasjonsordningene som skaper problemer. Hvordan fører man friperioder? Tomme felt i timelistene kan skyldes at den ansatte er i en friperiode eller at vedkommende har glemt å registrere timer. Derfor må det være aktivitets-/timetallskrav: Alt skal føres - ellers er det ikke mulig å ha purrerutiner for manglende føring.
HVA SKAL DU FØRE?
I tradisjonell timefangstlogikk er det ikke vanlig å føre fritid, slik som for eksempel en avspaseringsuke. Men underliggende planer speiler ikke alltid virkeligheten, og systemet må vite om du har fritid. Derfor må disse tidstypene føres:
- arbeidstid
- eget sykefravær og barns sykdom
- permisjon med og uten lønn
- permittering
- ferie
- avspasering
Når dette er på plass, er det også enkelt å etablere en purrerutine. Den som er ansvarlig for timeregistreringen (arbeidstaker eller arbeidsleder) må få varslinger inntil timelisten er fylt opp med aktivitet eller fravær, opptil for eksempel 7,5 timer pr. dag.
REDUSER MANUELT ARBEID
Det handler altså om hvordan du setter opp systemet ditt. Funksjonen er egentlig helt banal og skal være tilgjengelig i alle timefangstsystemer av god kvalitet. Uten denne funksjonen, eller uten kunnskap om hvordan du konfigurerer systemet, må du manuelt avstemme timene ved hver delfakturering og lønnsutbetaling. En nær meningsløs bruk av ressurser, og en unødig belastning for organisasjonen.
Basert på rotasjonsplanen til hver enkelt arbeidstaker bør systemet kunne generere timelister automatisk, slik at arbeidstaker slipper å føre fravær hver dag han er i en friperiode. Tilsvarende gjelder ved langtidsfravær på grunn av sykdom, permisjon, ferie, osv.
Dersom systemet har generert en friperiode, og arbeidstaker ikke har endret eller bekreftet den etter at ny arbeidsperiode er påbegynt, bør systemet automatisk kunne signere timelisten og godkjenne friperioden.
