Det finnes et stort utvalg av timefangstsystemer i markedet, med et bredt spenn i funksjonalitet. Noen systemer er enkle og bransjespesifikke, mens andre er altomfattende allroundere. I denne artikkelen ser vi på hvordan du bør gå frem for å finne et system som passer for din virksomhet.

GJØR FORMÅLET KJENT

Det første du må gjøre i anskaffelsesprosessen er å definere formålet.

Anskaffelsen bør ha ett eller flere klart definerte formål, som f.eks. forenkling av arbeidsprosesser, heving av datakvalitet, sikring av datainnsamling eller lignende. I mange tilfeller ser vi at formålet ikke er tydelig, noe som gjør det vanskelig å utarbeide materiell for effektiv kommunikasjon med potensielle leverandører.

Med klare formål er det langt enklere for anskaffelsesorganisasjonen å gjøre en grov kartlegging av aktuelle systemer, samtidig som det er enklere for leverandørene å ta stilling til om de kan levere systemer som dekker formålene.

DEFINER OVERORDNET SCOPE FOR ANSKAFFELSEN

Systemene som tilbys i markedet har store forskjeller i funksjonalitet. Noen tilbyr kun timeregistrering, mens andre tilbyr støtte for alle forretningsprosesser fra planlegging av arbeid til fakturering, kostnadsberegning og utbetaling av lønn.

For at systemene skal kunne sammenlignes, og ikke minst for å kunne utarbeide en hensiktsmessig kravspesifikasjon, må det funksjonelle scopet for anskaffelsen defineres.

Mange av funksjonene i eksisterende systemportefølje vil sannsynligvis overlappe tilgjengelig funksjonalitet i systemet som skal anskaffes. Da er det viktig å ha tatt stilling hvilke behov man har, hvilke behov som er/ikke er dekket eller skal erstattes i eksisterende portefølje og hvilke systemer som er mest hensiktsmessige for å understøtte ulike arbeidsprosesser. 

(Klikk for større bilde)

IDENTIFISER KRAVENE

Om man skal ha suksess med valg av system og leverandør er det ikke godt nok med overordnede formål og scope for leveransen. Det er helt avgjørende at man identifiserer detaljerte behov og utarbeider en kravspesifikasjon. 

Av og til får man høre at behovene er "registrering av vanlig tid og overtid, holde orden på ferie og overføre grunnlag til lønnssystemet". Med en slik kravspesifikasjon kan alle leverandører delta og du får en stor jobb med å finne det best egnede systemet. Skal du ha en vellykket evalueringsprosess, og kun detalj-evaluere de beste egnede systemene, så må du ha tydelige krav, med målbar oppfyllelsesgrad. Da har du grunnlaget du trenger for å gjøre en objektiv vurdering av aktuelle systemer og leverandører.

Som minimum bør følgende være kartlagt før anskaffelsesprosessen starter:

• Krav til leverandøren (f.eks. soliditet, referanser og supporttjeneste)
• Generelle systemkrav (f.eks. språkstøtte, tilgangskontroll, dokumentasjon)
• Teknisk plattform og driftsmiljø (eget driftsmiljø eller skyløsning)
• Integrasjonsmuligheter
• Brukerflater (PC, web, app)
• Krav til planleggingsfunksjonalitet/scheduling
• Krav til registreringsfunksjonalitet (systemgenerert, manuelt, tidsstemplingsur, etc.)
• Krav til signerings- og godkjenningsfunksjonalitet
• Krav til purrings- og oppfølgingsfunksjonalitet
• Transaksjonsbehandling (lønn, fakturering, bokføring, etc.)
• Krav til avregningsfunksjonalitet
• Krav til rapporteringsfunksjonalitet
• Tilleggsfunksjonalitet/beslektet funksjonalitet

EVALUER LEVERANSER

Når du har innhentet svar på kravspesifikasjonen bør du vekte kravene og gi de ulike leverandørene/systemene score i henhold til oppfyllelsesgrad for hvert enkelt krav. Ved å multiplisere vekt med score, og skille på vektingen av må-krav og bør-krav, kan du beregne  samlede poengsummer, slik at du får et objektivt grunnlag for sammenligning.

De viktigste funksjonelle prosessene systemet skal dekke bør evalueres ekstra grundig med  use cases. Ved bruk av use cases beskrives detaljerte eksempler på praktiske problemstillinger og leverandørene viser hvordan disse løses i systemet, enten ved skjermbildedumps med tilhørende beskrivelser, med video eller ved demonstrasjon.  

Evaluering basert på use cases kan være tidkrevende både for leverandørene og for organisasjonen som skal evaluere, så vær nøye med å begrense utvalget og sikre at det er de viktigste prosessene som dekkes.

VELG SYSTEM OG LEVERANDØR

Når du velger system velger du også en leverandør, som du skal samarbeide med i mange år. Det finnes gode systemer som leveres og forvaltes av små og lite kjente leverandører, og det finnes mindre gode systemer som leveres og forvaltes av store kjente leverandører.

Da er det avgjørende å være sikker på at leverandøren er god på de områdene som er viktige for din virksomhet, både i leveransefasen og i driftsfasen.

• Hvilken fagkunnskap besitter leverandøren innen forretningsområdene systemet støtter?
• Hvor tilgjengelige er leverandørens kundestøttetjenester?
• Tilbyr leverandøren faglig forum/brukerforum?
• Har leverandøren gode referanser fra kunder med tilsvarende behov?

Vi har utarbeidet en mal for overordnet kravspesifikasjon ved anskaffelse av timefangstsystem. Malen inneholder en rekke forslag til krav, organisert etter tema og kategorisert som bør/må-krav. Du kan laste ned malen ved å trykke på linken nedenfor.