Bemanningsforetak er virksomheter hvor formålet med driften er utleie av arbeidskraft. Som følge av formålet, må virksomhetene forholde seg til EUs vikarbyrådirektiv.
Hvordan påvirker bestemmelsene i vikarbyrådirektivet virksomhetenes administrative funksjoner - og hvilke grep kan virksomhetene ta for å håndtere den ekstra arbeidsbyrden disse bestemmelsene medfører?
BAKGRUNN
Vikarbyrådirektivet, eller «Directive of the European Parliament and of the Council on temporary agency work», ble vedtatt av EU i november 2008. I juli 2012 ble vikarbyrådirektivet innlemmet i EØS-avtalen og fra januar 2013 trådte reglene i kraft i norsk rett. Vikarbyrådirektivet har medført endringer i arbeidsmiljøloven, tjenestemannsloven og ferieloven.
Formålet med vikarbyrådirektivet er både beskyttelse av vikaransatte og anerkjennelse av vikarbyrå (bemanningsforetak) som arbeidsgivere.
Vikarbyrådirektivet medfører forpliktelser både for selskaper som leier inn arbeidskraft og for bemanningsforetakene. I denne artikkelen skal vi se spesielt på arbeidsmiljølovens §14-12 a, første ledd, og hvordan man kan innrette administrative rutiner og organisering av data i bemanningsforetakene for å håndtere ekstraarbeidet som følger av bestemmelsene i direktivet.
14-12 a. Likebehandling av lønns- og arbeidsvilkår ved utleie fra bemanningsforetak
(1) Bemanningsforetaket skal sørge for at utleid arbeidstaker minst sikres de vilkår som ville kommet til anvendelse dersom arbeidstaker hadde vært ansatt hos innleier for å utføre samme arbeid, når det gjelder:
a) Arbeidstidens lengde og plassering,b) overtidsarbeid,
c) varighet og plassering av pauser og hvileperioder,
d) nattarbeid,
e) feriefritid, feriepenger, fridager og godgjøring på slike dager, og
f) lønn og utgiftsdekning.
LIKEBEHANDLING
Vikarbyrådirektivets likebehandlingsprinsipp, som er implementert i arbeidsmiljølovens § 14-12 a, innebærer altså at arbeidstakere som blir leid ut fra et bemanningsforetak skal ha de samme lønns- og arbeidsvilkår mens de er i innleievirksomheten som de ville fått ved direkte ansettelse.
Likebehandlingen gjelder arbeidstid, overtidslønn, ferie/fritid, lønn, m.m., gitt av tariffavtaler, lokale bestemmelser, praksis, osv. som gjelder i innleieselskapet. For bemanningsforetakene griper forpliktelsene i likebehandlingsprinsippet direkte inn i lønns- og HR-relaterte rutiner og arbeidsprosesser, og kan medføre omfattende administrativt merarbeid.
MANGE KUNDER = MYE ADMINISTRATIVT ARBEID
Som følge av bestemmelsene i § 14-12 a må bemanningsforetakene både tilpasse seg til arbeidstidsordningene og til lønnsmodellene i virksomhetene de leier ut arbeidstakere til. I praksis innebærer dette at bemanningsforetakene må organisere data og rutiner på en slik måte at de kan håndtere den samlede kundemassens arbeidstidsordninger og lønnsmodeller.
Med dette som bakgrunn er det er lett å forestille seg at gevinsten ved utleie fort kan forvitre i administrative kostnader, når bemanningsselskapene har mange kunder.
RIKTIG ORGANISERING ER AVGJØRENDE
Første skritt på veien til en hensiktsmessig administrativ løsning er riktig organisering av underliggende master- og grunndata. Med master- og grunndata menes den informasjonen som er nødvendig for å kunne automatisere de administrative rutinene i størst mulig grad. I denne sammenhengen dreier det seg om arbeidstakerinformasjon, kobling av arbeidstakere til kunder/lønnsregulativer og betingelsene i lønnsregulativene.
ARBEIDSTAKERE
Informasjon om arbeidstakerne er avgjørende for riktig innplassering i kundenes lønnsregulativer. Til enhver tid må du sørge for å ha oppdatert informasjon om følgende, begrenset av gyldighetsdatoer fra og til:
- Fagforeningstilhørighet
- Fagdisiplin
- Ansiennitet/lønnstrinn
I tillegg bør du til enhver tid ha oppdatert informasjon om avtalen som regulerer forholdet arbeidstaker/kunde, begrenset av gyldighetsdatoer fra og til:
- Hvilken kunde jobber arbeidstakeren for
- Hvilket lønnsregulativ (tariffavtale, overenskomst, lokal avtale) gjelder for oppdraget
Når du har nødvendig informasjon om arbeidstakerne og om vilkårene som gjelder for kundeoppdragene arbeidstakerne til enhver tid står i, har du tilrettelagt for enkel "switch" mellom lønnsregulativer. Bare ved å endre aktuell informasjon om arbeidstaker og/eller kundeforholdet, vil du kunne aktivere riktig regulativ og innplassere arbeidstaker med riktig kompensasjon i henhold til regulativet - enten du løser det i timefangstsystemet, i lønnssystemet eller om du har utviklet din egen avanserte regnearkløsning.
Med datostyring av gyldighetsintervallene vil du kunne planlegge og klargjøre for nye oppdrag før de starter, og du vil kunne automatisere etterbetaling i forbindelse med lønnsoppgjør med tilbakevirkende kraft.
LØNNSREGULATIVER
Lønnsregulativene inneholder de samlede lønnsbetingelsene for grupper av arbeidstakere, både ordinær lønn, overtidskompensasjon, ulike tillegg, osv. For bemanningsforetak bør lønnsregulativene representere aktuelle kombinasjoner av kunde og tariffavtale/overenskomst. Internt i hvert enkelt lønnsregulativ har man vanligvis flere sett med betingelser, som regulerer lønn for arbeidstakere innen ulike fagdisipliner og i ulike lønnstrinn.
For at "switchen" vi beskrev i forrige avsnitt skal kunne automatiseres, og for at vedlikeholdet av lønnsinformasjonen skal bli minst mulig arbeidskrevende, bør lønnsregulativene organiseres i matriser. For hver fagdisiplin som omfattes av et regulativ bygges rateoppsett basert på faggrupper og lønnstrinn, for alle lønnsarter som vist i figuren nedenfor.
Lønnstrinn og faggrupper varierer vanligvis mellom de ulike lønnsregulativene. Når en arbeidstaker bytter kunde, og dermed lønnsregulativ, innebærer det derfor ofte innplassering i ny faggruppe og nytt lønnstrinn.
Om arbeidstakerinformasjonen og lønnsregulativene er organisert slik vi har anbefalt ovenfor, er det tilrettelagt slik at riktig lønnskompensasjon kan utledes automatisk, bare ved å endre arbeidstakerens fagdisiplin, lønnstrinn og tilknytning til lønnsregulativ fra aktuell dato.
ARBEIDSTIDSORDNINGER
Likebehandling innebærer også at de ansatte trer inn i kundens arbeidstidsordninger. I sin enkleste form, med "kontorarbeidstid", vil ikke det medføre utfordringer. I mange virksomheter jobbes det imidlertid i turnus-, skift- og rotasjonsordninger, med kompliserte arbeidsmønstre, arbeidstidsreduksjon, friperioder med avspasering, osv. I tillegg til arbeidstidsbestemmelsene i arbeidsmiljøloven er slike arbeidstidsordninger ofte regulert i tariffavtaler, med tilhørende krav om avregning av årsverk.
Korrekt avregning av årsverk forutsetter blant annet at man har nødvendig regelstyring i tilknytning til arbeidstidsordningene som har vært i bruk. For arbeidet tid, sykefravær og permisjon må du kunne knytte ulike kompensasjonsfaktorer for arbeidstidsreduksjon, slik at ordninger med ulike timetallskrav kan inngå i en enhetlig avregning. Om du ikke har et timefangstsystem som løser dette, bør du lage en regnearkløsning som kan hjelpe deg med automatiseringen.
Du finner gode råd om avregning av årsverk i artikkelen vår "Hvordan avregne et årsverk?", hvor du også kan laste ned vår gratis e-bok om samme tema.
Om du er usikker på hvordan ulike arbeidstidsordninger kan inngå i en enhetlig avregning av årsverk kan du laste rotasjonskalkulatoren ved å trykke på linken nedenfor. Kalkulatoren hensyntar mønstrene i ulike arbeidsordninger, forkortet arbeidstidskompensasjon, avspasering, feieuttak, osv. og hjelper deg å identifisere eller kvalitetssikre faktorene du må benytte i regnereglene dine.
