Alle norske arbeidsgivere har plikt til å føre statistikk over sykefravær. Ett av elementene i statistikken er sykefraværsprosenten, som i henhold til folketrygdloven skal beregnes som tapte dagsverk på grunn av egen sykdom i prosent av avtalte dagsverk. 

Ved utarbeidelse av statistikken må man følge myndighetenes beregningsmetode, men gir den riktig sykefraværsprosent når det benyttes arbeidstidsordninger som avviker fra vanlig "funksjonærarbeidstid"?

I denne artikkelen ser vi på ulike måter å angripe beregningen på, og hvordan man får et mest mulig korrekt resultat som kan benyttes til sammenligning på tvers av bransjer, virksomhetsområder og arbeidstidsordninger.

BAKGRUNN

Bestemmelsene om arbeidsgivers plikt til å føre statistikk over sykefravær er beskrevet i Lov om folketrygd § 25-2 og tilhørende Forskrift om føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom. NAV har utarbeidet "Veiledning for føring av statistikk over sykefravær og fravær ved barns sykdom", som beskriver hvordan statistikken skal utarbeides.

Hovedformålet med statistikken er å sette søkelys på sykefraværet internt i virksomhetene, men statistikken kan også kreves fremlagt for arbeidstilsynet ved tilsyn.

Manglende føring av statistikk i henhold til forskriften kan medføre tvangsmulkt.

PROBLEMSTILLING

I følge NAVs veiledning skal sykefraværet beregnes i prosent av avtalte dagsverk, slik: 

Sykefravær i prosent = (Totalt fravær / Mulige dagsverk) * 100

Merk: I NAVs veiledning benyttes begrepene Mulige dagsverk og Avtalte dagsverk om hverandre, med samme betydning. Videre i denne artikkelen benyttes begrepet Avtalte dagsverk.

Beregning av sykefraværsprosent er i utgangspunktet enkel å utføre, men når det benyttes skiftordninger med arbeids- og friperioder, arbeidsdagene har variabel lengde og helge-/helligdager er å betrakte som ordinære arbeidsdager er det ikke opplagt hvordan man bør gå frem.  Følgende spørsmål er relevante å stille i forbindelse med beregningene:

• Har sykefravær på en 12-timers arbeidsdag lik vekt i beregningen som sykefravær på en 7,5-timers arbeidsdag?
• Hvilke dager regnes som driftsdager ved beregning av avtalte dagsverk når det arbeides skift? 
• Hvordan identifiseres driftsdager når arbeidstiden er styrt av sporadiske oppdrag?
• Er helge- og helligdager å regne som driftsdager i virksomheter hvor det arbeides både ordinær funksjonærtid og skiftarbeid?

Sykefraværsstatistikken utarbeides ikke bare for å tilfredsstille kravene i loven. Den benyttes f.eks. til interne analyser, for å sammenligne fraværet på tvers av avdelinger eller prosjekter og den benyttes i noen tilfeller som kriterium for evaluering av leverandører ved kontraktstildelinger.

Som vi forstår er det viktig at statistikken utarbeides på en korrekt og enhetlig måte for at den skal tjene de ulike formålene den benyttes til. 

MÅLSETNING

Målsetningen med denne artikkelen er å synliggjøre hvordan ulike beregningsmåter kan gi svært ulike resultater og å vise hvordan korrekt beregning av sykefraværsprosent kan gjøres.

Resultatet av beregningene må være sammenlignbare for arbeidstakere som går i ulike arbeidstidsordninger internt i en virksomhet. I tillegg må sykefraværet kunne sammenlignes mellom virksomheter som benytter ulike arbeidstidsordninger. 

Sykefravær må i utgangspunktet registreres i timer, for riktig beregning av timebaserte lønnstillegg, arbeidstidskompensasjon, m.m. Timebasert registrering av sykefravær er også en forutsetning for korrekt beregning og avregning av årsverk. Dette gjør at det er aktuelt å vurdere om sykefraværsprosent kan beregnes basert på timer - og om dette medfører avvik fra dagbasert beregning. 

BERGREPER OG DEFINISJONER

Før vi ser på ulike beregningsmåter må vi ha klare definisjoner av de ulike begrepene som inngår i sykefraværsberegningen. 

I henhold til folketrygdloven skal sykefraværsprosent som tidligere nevnt beregnes som tapte dagsverk i prosent av avtalte dagsverk. For å kunne utføre beregningen må vi altså ha klare  definisjoner av begrepene Tapte dagsverk og Avtalte dagsverk.

Tapte dagsverk

I NAVs veiledning benyttes begrepet Totalt fravær med samme betydning som det folketrygdloven kaller Tapte dagsverk. Videre i denne artikkelen benyttes begrepet Tapte  dagsverk.

Med Tapte dagsverk menes antall dagsverk (driftsdager * stillingsprosent) som har gått tapt på grunn av sykefravær. Se definisjon av driftsdager nedenfor.

Avtalte dagsverk

For å kunne beregne antall dagsverk som går tapt ved sykefravær må vi også kjenne de avtalte dagsverkene i beregningsperioden. NAVs veiledning for føring av statistikk over sykefravær beskriver beregningen av avtalte dagsverk (mulige dagsverk) slik:

«Avtalte dagsverk beregnes ved å gange antall ansatte med antall driftsdager pr. kvartal og stillingsandel. Dersom noen av de ansatte arbeider deltid skal vedkommende bare medregnes med den prosentsats for stillingen som vedkommende har». Se definisjon av driftsdager nedenfor.

Eksempel:
I en virksomhet arbeider fem personer heltid og fem personer deltid i halv stilling. Vi benytter 22 som antall driftsdager i en vilkårlig beregningsmåned og får følgende:

5 personer * 22 driftsdager * 1,0 (stillingsandel)  = 110 dagsverk
5 personer * 22 driftsdager * 0,5 (stillingsandel) = 55 dagsverk
Avtalte dagsverk for beregningsmåneden          = 165 dagsverk

Driftsdager

NAVs veiledning beskriver ikke hvordan antall driftsdager identifiseres, men basert på beregningseksemplene som benyttes i veiledningen kan vi resonnere oss frem til at driftsdager er kalenderdager eksklusive helgedager, helligdager og offentlige fridager.

Veiledningen sier ikke noe om hvordan man skal identifisere driftsdager ved skiftarbeid, men svaret på dette vil forhåpentligvis bli opplagt når vi ser på noen regneeksempler senere i denne artikkelen.

FORUTSETNINGER

I eksemplene som benyttes når vi ser på ulike beregningsmetoder tas det utgangspunkt i to varianter av arbeidstidsordninger, altså ulike måter å organisere arbeidstiden på:

Note: Tallene vil avvike noe i virksomheter som regner mer enn 52 uker pr arbeidsår (365 dager er 52 uker og én dag).

I regneeksemplene er det ikke hensyntatt at arbeidstiden kan være ulik gjennom arbeidsperioden, f.eks. at 2-4-ordningen ofte har 6-timers oppstarts- og avslutningsdager.

Les også:

• Turnus, skift eller rotasjon?
• Hva er et årsverk?

BEREGNINGSMETODER

Vi skal se på ulike tolkninger av komponenten Avtalte dagsverk (driftsdager * stillingsprosent), som inngår i beregningen av sykefraværsprosent, med eksempler som viser hvilke konsekvenser man kan få av de ulike tolkningene.  

Tidligere kom vi frem til at driftsdager er definert som kalenderdager eksklusive helgedager, helligdager og offentlige fridager. Den enkelte arbeidstakers feriedager unntas også fra beregningen av driftsdager.

Eksempel 1:

Vi ser først på et eksempel hvor vi identifiserer driftsdager som angitt ovenfor og beregner sykefraværsprosent henholdsvis for ordinær funksjonær-arbeidstidsordning (5-2) og for 2-4 skiftordning. Vi forenkler ved å se bort fra ferieavvikling i eksemplene.

Vi ser på perioden april – juni 2017, som inneholder helligdager eller offentlige fridager i alle måneder. Tabellen  nedenfor viser beregning av driftsdager for de tre månedene. Lørdager (helgedag) er markert med grønt. Søndager, helligdager og offentlige fridager er markert med rødt. Tallet 1 indikerer at dagen er en driftsdag. Tallet 0 indikerer arbeidsfri dag, som følge av helgedager, helligdager og offentlige fridager.

Som vi ser er beregnede driftsdager for de tre månedene henholdsvis 17, 20 og 21, totalt 58 dager.

(Klikk for større bilde)

For personell i funksjonærordning (5 dager arbeid, 2 dager fri), som arbeider på hverdager eksklusive generelle fridager, vil sykefravær i hele perioden gi beregnet sykefraværsprosent på 100, fordi driftsdagene (totalt 58) vil være de samme som sykedagene (totalt 58). 

(Tapte dagsverk / avtalte dagsverk) * 100 = 58 / 58 = 100%.

For personell i 2-4 skiftordning (2 uker arbeid, 4 uker fri) kan arbeids- og fritidsmønsteret se ut som vist i tabellen nedenfor. Lørdager (helgedag) er markert med grønt. Søndager, helligdager og offentlige fridager er markert med rødt. Tallet 1 indikerer avtalte arbeidsdager eksklusive ferie. Tallet 0 indikerer arbeidsfri dag, som følge av arbeidsmønster, helgedager og generelle fridager.

(Klikk for større bilde)

Vi benytter avtalte dagsverk basert på driftsdager på samme måte som for funksjonærordningen. Dersom en person er syk i hele beregningsperioden, men bare registrerer sykefravær på dager som ellers ville ha vært arbeidsdager (14+14+5 = 33) i henhold til arbeidsmønsteret, får vi følgende beregning av sykefraværsprosent:

(Tapte dagsverk / avtalte dagsverk) * 100 = (33 / 58) * 100 = 56,9%.

Vi ser at beregning med avtalte dagsverk basert på standard driftsdager for funksjonærordning, gir en feilaktig sykefraværsprosent når arbeidsmønsteret er et helt annet enn for funksjonærordningen. 

Når det benyttes arbeidstidsordninger med skiftarbeid er ofte helgedager, helligdager og offentlige fridager å betrakte som ordinære arbeidsdager. I tillegg avvikles ofte fritid på dager som ellers er å betrakte som ordinære arbeidsdager.

Den åpenbare konklusjonen så langt er at identifikasjonen av driftsdagene som ligger til grunn for beregning av avtalte dagsverk må gjøres individuelt for hver enkelt person som inngår i beregningen. Dermed vil den aktuelle arbeidsordningens planlagte arbeidsmønster utgjøre driftsdagene, uavhengig av helgedager, helligdager og offentlige fridager.

Eksempel 2:

I dette eksempelet ser vi også på perioden april juni 2017, men denne gangen tar vi  utgangspunkt i lærdommen fra forrige eksempel, slik at driftsdager som inngår i beregningen av avtalte dagsverk identifiseres individuelt, basert på arbeidsdagene som fremkommer av hver enkelt persons arbeidsmønster.

Som i eksempel 1 ser vi først på personell som går i en funksjonærordning. Dersom en person er syk de fem første hverdagene i perioden, får vi følgende beregning:

(Tapte dagsverk / avtalte dagsverk) * 100 =  (5 / 58) * 100 = 8,6%.

For personell i 2-4 skiftordning får vi et helt annet resultat, fordi arbeidsmønsteret har færre driftsdager og dermed gir langt færre avtalte dagsverk i perioden:

(Tapte dagsverk / avtalte dagsverk) * 100 = (5 / 33) * 100 = 15,2%.

Som vi ser får vi en høyere beregnet sykefraværsprosent for personen som har et arbeidsmønster med færre arbeidsdager, noe som tilsynelatende gir et riktig bilde av situasjonen. Men gjør det egentlig det? La oss se hva som skjer om vi beregner fraværet i arbeidstimer istedenfor dagsverk.

Personen som arbeider i funksjonærordning har tapt fem arbeidsdager hvor han ellers vile ha arbeidet 7,5 timer pr dag, totalt 37,5 arbeidstimer tapt. Avtalt arbeidstid i perioden er 58 dager á 7,5 timer, totalt 435 timer. Vi beregner sykefraværsprosenten basert på timer og får samme resultat som da vi beregnet basert på dager:

(Tapte arbeidstimer/ avtalte arbeidstimer) * 100 = (37,5 / 435) * 100 = 8,6%.

Så gjør vi samme beregning for personen som arbeider i 2-4 skiftordning. Han har tapt fem arbeidsdager hvor han ellers ville ha arbeidet 12 timer pr dag , totalt 60 arbeidstimer tapt.  Avtalt arbeidstid i perioden er 33 dager á 12 timer, totalt 396 timer. Vi beregner igjen sykefraværsprosenten basert på timer og får følgende resultat: 

(Tapte arbeidstimer/ avtalte arbeidstimer) * 100 = (60 / 396) * 100 = 15,2%.

Som vi ser er resultatene identiske enten vi beregner sykefraværsprosenten basert på timer eller dager, så lenge både fraværstimer og driftstimer (avtalte arbeidstimer) som benyttes i beregningene er i henhold til planlagt arbeidsmønster.  

KONKLUSJON OG ANBEFALINGER

Vi kan få store ulikheter i beregnet sykefravær ved ulike tolkninger av NAVs veiledning, fordi den ikke er tydelig på hvordan driftsdager identifiseres. Det benyttes eksempler som gir inntrykk av at man kan benytte én underliggende "driftsdagskalender" for hele virksomheten, uavhengig av hvilke arbeidstidsordninger som er i bruk.

Av regneeksemplene i denne artikkelen har vi lært følgende:

• Driftsdager må identifiseres inidividuelt pr person, slik at både arbeidstidsordning og hvor man er i arbeidsmønsteret hensyntas.
• Helgedager, helligdager og offentlige fridager må inngå som driftsdager når det benyttes arbeidstidsordninger som ikke gir fritid på slike dager.
• Det har ingen betydning om sykefraværsprosent beregnes i dager eller  timer, så lenge det er dagene eller timene i henhold til underliggende arbeidsmønster som benyttes i beregningene.

I praksis er det mest hensiktsmessig å identifisere driftsdagene som dager hvor det er logget arbeidet tid, korttidspermisjoner, egen sykdom eller barns sykdom, fordi underliggende planer ikke alltid oppdateres når det inntreffer endringer. Planlagt langtidsfravær, mertid og overtid er ikke å regne som avtalt arbeidstid og holdes derfor utenfor beregningen.

Dersom du registrerer arbeid og fravær i et system hvor det benyttes timer istedenfor dager er det altså ikke nødvendig med dobbeltregistrering for å beregne sykefraværsprosent. Resultatet bli det samme enten du benytter timer eller dager, så lenge du følge rådene i denne artikkelen. 

 Lykke til med sykefraværsstatistikken!